تأتي أهمية تحليل الأعمال في عصر المعلومات من كونها عملية مهمة لفهم البيانات والتحول بها إلى معلومات قيّمة يمكن استخدامها في اتخاذ القرارات وتحقيق النجاح. وهذا ما يساعد على تحقيق الأهداف وزيادة الكفاءة في المؤسسة.
تستند هذه العملية إلى جمع وتحليل البيانات واستخدام الأدوات المناسبة مثل التقارير المالية، والأبحاث السوقية، ونماذج التنبؤ. في هذا المقال، سنلقي نظرة على أهمية تحليل الأعمال وكيف يمكن للشركات الاستفادة منه.
أهمية تحليل الأعمال
يساعد هذا التحليل الشركات والمؤسسات في فهم أداء أعمالهم واتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة. إليك بعض النقاط التي توضح ذلك:
- اتخاذ القرارات الاستراتيجية: تحليل الأعمال يقدم البيانات والأدلة التي تساعد الشركات على اتخاذ قرارات استراتيجية دقيقة. يمكن للقادة أن يعتمدوا على البيانات وليس على التخمين.
- تحسين الأداء: من خلال مراقبة الأداء وتحليل البيانات، يمكن للمؤسسات تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وزيادة الكفاءة.
- فهم العملاء: تحليل الأعمال يساعد في فهم احتياجات العملاء وتوجيه الجهود نحو تلبية تلك الاحتياجات بشكل أفضل.
- التنبؤ بالاتجاهات: يمكن استخدام تحليل الأعمال للتنبؤ بالاتجاهات السوقية والتغيرات المستقبلية، مما يمكن الشركات من التكيف مع التحديات.
جوانب يتضمنها تحليل الأعمال
يتضمن تحليل الأعمال Business analysis العديد من الجوانب التي تساهم في تقييم الأداء وتطوير الاستراتيجيات المستقبلية. وفيما يلي بعض هذه النقاط الرئيسية:
- تحليل البيانات المالية Financial Data Analysis: يتضمن فحص القوائم المالية مثل قوائم الدخل والميزانيات والتدفقات النقدية لفهم أداء المؤسسة من الناحية المالية.
- تحليل العملاء والسوق Customer and Market Analysis: عبر دراسة العملاء والسوق المستهدفة لفهم احتياجات وتوقعات العملاء وكيفية تلبيتها.
- تحليل العمليات الداخلية Internal Processes Analysis: عن طريق فحص العمليات والعمليات الداخلية لتحديد الفجوات والفرص لزيادة الكفاءة وتحسين الجودة.
- تحليل المنافسة Competition analysis: من خلال دراسة المنافسين والسوق بشكل عام لفهم موقع المؤسسة في السوق وتحديد المزايا التنافسية.
- تحليل SWOT: يتم تحليل نقاط القوة (Strengths) ونقاط الضعف (Weaknesses) والفرص (Opportunities) والتهديدات (Threats) لتقييم المؤسسة من جوانبها المختلفة.
- تحليل الاتجاهات Trend Analysis: تتم متابعة الاتجاهات والتغيرات في الصناعة والسوق وكيف يمكن أن تؤثر على الأعمال.
- تحليل الأداء الاستراتيجي Strategic Performance Analysis: من خلال تقييم مدى تحقيق الأهداف الاستراتيجية وتعديل الاستراتيجيات إذا لزم الأمر.
كيفية تحليل الأعمال
يعتبر هذا التحليل كعملية تقييم وفهم للعمليات والأنشطة المتعلقة بإدارة أي منظمة أو شركة، وذلك بهدف تحسين الأداء وتحقيق الاستدامة والنجاح. يتضمن تحليل الأعمال عدة خطوات:
- جمع البيانات Data Collecting: عبر جمع البيانات من مصادر متعددة، بما في ذلك أنظمة المعلومات الداخلية والمصادر الخارجية. ويعزز نجاح العملية من القدرة على اتخاذ قرارات جيدة وتحقيق أهداف الأعمال بفعالية أكبر.
- تنظيف البيانات Data Cleaning: يجب تنظيف وتهيئة البيانات للتأكد من دقتها واستخدامها بشكل صحي.
- إعداد التقارير Reporting: يعتبر جزءًا حاسمًا حيث يمكن للتقارير الجيدة أن تلعب دورًا هامًا في توجيه القرارات وتحقيق الأهداف في مختلف المجالات.
- استخدام أدوات التحليل(Use of analytical tools): يتضمن ذلك استخدام أدوات تحليل البيانات والبرامج الخاصة بتحليل الأعمال لاستخدام البيانات بفعالية.
تطبيق تحليل الأعمال
وهي عملية استخدام البيانات والمعلومات الاستراتيجية لفهم الأداء الحالي والتوجهات المستقبلية للشركة. يتم تطبيق تحليل الأعمال وفق الخطوات التالية:
1- تحليل الأداء التنظيمي Organizational performance analysis:
يمكن استخدام تحليل الأعمال لقياس ومراقبة الأداء التنظيمي وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. كما تتيح التقنيات الحديثة مجموعة من الأدوات التي تساعد على فهم وتحليل الأداء التنظيمي، نذكر منها:
- أنظمة إدارة الموارد البشرية (Human Resource Management Systems – HRMS): تساعد في تتبع الأداء العام للموظفين وإدارة مهام التقييم وتطوير الموظفين.
- أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية (Enterprise Resource Planning – ERP): تقدم نظرة شاملة على الأداء التنظيمي من خلال إدارة الموارد والعمليات.
- أنظمة إدارة الجودة (Quality Management Systems): تساعد في تقييم الجودة وتحليل الجوانب المتعلقة بالجودة في الأداء.
- أنظمة إدارة الأداء (Performance Management Systems): تستند إلى تعيين ومتابعة الأهداف والمؤشرات الرئيسية وتقديم تقارير دورية.
- أنظمة إدارة العمليات (Business Process Management – BPM): تساعد في رصد وتحسين عمليات الأعمال وتحليل الكفاءة.
2- تحليل العمليات الداخلية (Internal Process Analysis):
هو عملية دراسة وتقييم العمليات والإجراءات التي تتم داخليًا. حيث يتم تنفيذ هذا التحليل بهدف فهم كيفية تنظيم وتنفيذ العمليات داخليًا، وتحسينها لزيادة الكفاءة والجودة وتحقيق الأهداف المحددة.
عند تنفيذ هذا المقترح يتم قياس الأداء للتأكد من نجاعة التغيير المتبع. ومن أهم الأدوات التي تساعد الخبراء على تنفيذ هذا النوع من التحليل نذكر:
- برامج الرسم البياني: مثل Microsoft Visio أو Lucidchart لإنشاء مخططات ورسوم بيانية لإجراءات العمل.
- موديلات العمليات (Process Models): تُستخدم لتصميم وتوثيق العمليات بطريقة رسومية، مثل موديلات الانسياب والتدفق (Flowcharts) وموديلات BPMN (Business Process Model and Notation).
- أدوات الأتمتة العملياتية (Process Automation Tools): تستخدم لتطبيق الأتمتة على العمليات لتقليل الإجراءات اليدوية وزيادة الكفاءة، مثل أنظمة إدارة العمليات الروبوتية (RPA).
3- تحليل توجهات العملاء(Customer Orientation Analysis):
هو عملية استخدام البيانات المتعلقة بالعملاء لفهم احتياجاتهم وتفضيلاتهم وتصوراتهم بشكل أفضل. يتيح هذا التحليل للمؤسسات والشركات تحسين خدمة العملاء وتقديم منتجات وخدمات تلبي توقعات ورغبات العملاء بشكل أفضل.
ويمكن الاعتماد بشكل رئيسي على أنظمة إدارة العلاقات مع العملاء (Customer Relationship Management – CRM) من تتبع تفاعلات العملاء مع المؤسسة وتسجيل معلومات حول تاريخ المشتريات والاستفسارات والملاحظات.
كما تفيد أنظمة إدارة تجربة العملاء (Customer Experience Management – CEM) في تقييم وتحليل تجربة العملاء بشكل شامل.
يمكنك الاطلاع على الخدمات التي تقدمها شركة تمكين لخدمات الأعمال في مجال استشارات الاعمال من هنا.
الأسئلة الشائعة
1- لماذا تعتبر تحليلات البيانات مهمة؟
يعد تحليل المعلومات أمرًا ضروريًا لأنه يساعد الشركات على فهم عملائها بشكل أفضل، وتحسين المبيعات، وتحسين استهداف العملاء، وتقليل التكاليف، ويسمح بإنشاء استراتيجيات أفضل لحل المشكلات.
2- ما هو الأهم بالنسبة لمحلل البيانات لفهم الأعمال أو الأساليب التحليلية؟
عادةً ما يركز محلل الأعمال بشكل أكبر على الأشخاص وعلى التغييرات العملية التي سيتم إجراؤها. ومن ناحية أخرى، يتمتع محللو البيانات بفهم أقوى للبرمجة والإحصاءات ومعالجة البيانات من أجل الاستفادة بشكل فعال من البيانات المتاحة.
3- كيف يمكن لتحليلات البيانات أن تساعد الشركات على تحقيق ميزة تنافسية؟
يمكن أن تساعدك البيانات على فهم ما يشتريه العملاء ومتى يشترونه، بالإضافة إلى ما يشتريه العملاء الذين لديهم ملف تعريف أو عادات شراء مماثلة. يمكن أن تساعدك هذه الرؤية في التنبؤ بالمنتجات أو الخدمات الأخرى التي تقدمها شركتك والتي قد تناسب احتياجاتها بشكل أفضل.
أخيرًا، تحليل الأعمال هو أداة حيوية في عصر المعلومات، لذا فإن فهم البيانات واستخدامها بفعالية يمكن أن يحقق ميزة تنافسية ويساهم في تحقيق النجاح. إن هذا التحليل يجعل الشركات قادرة على استغلال البيانات لاتخاذ قرارات دقيقة وتحقيق أهدافها بشكل فعال.